Systemoptimierung
Aus Ihrem System holen, was drinsteckt.
Ihr Recruiting-System läuft, aber der erwartete Nutzen bleibt aus? Ich helfe Ihnen, mehr aus dem System herauszuholen, das Sie schon haben – von der ehrlichen Bestandsaufnahme bis zur konkreten, auch operativen Umsetzung in Prozess, Konfiguration, Daten und Nutzung.
Für wen
Das System ist da. Der Nutzen nicht.
Wenn Sie eines dieser Muster kennen, steckt in Ihrem System mehr, als heute herauskommt.
- Die Einführung liegt Jahre zurück – seitdem hat niemand nachgeschärft.
- Das Team arbeitet mit Workarounds oder weicht auf Excel aus.
- Die Konfiguration wurde nie richtig zu Ende gebracht.
- Kennzahlen und Reporting sind nicht verlässlich.
- Verantwortlichkeiten für Pflege und Datenqualität sind unklar.
- Ein Systemwechsel steht im Raum – aber es ist unklar, ob er nötig ist.
Die vier Betrachtungsfelder
Erst verstehen. Dann gezielt verbessern.
Ein bestehendes System kann an mehreren Stellen ausgebremst werden. Ich sehe mir vier Felder an — und was zuerst Wirkung bringt.
- Prozess und Konfiguration
- Passt das System zu Ihren Abläufen, oder zwingt die Konfiguration das Team in unnötige Workarounds?
- Daten und Verantwortlichkeiten
- Wer pflegt welche Information? Wo fehlen verlässliche Grundlagen für Steuerung, Reporting und Entscheidungen?
- Tatsächliche Nutzung
- Was wird im Alltag genutzt, was umgangen? Das lese ich nicht nur aus Gesprächen, sondern aus Ihrem Systembestand: Wie viele Vakanzen laufen ganz oder teilweise außerhalb, wie viele Statuswechsel werden nachträglich gepflegt, wo bleiben Datensätze liegen.
- Grenzen des Systems
- Was kann das System bei ehrlicher Betrachtung nicht leisten – und wo lohnt sich eher eine andere Lösung?
Wo der Hebel liegt
Zwei Wege, mehr herauszuholen.
Was Ihr System bremst, sitzt selten nur im System. Nach der Bestandsaufnahme wissen Sie, welcher der beiden Wege bei Ihnen der wirksamere ist — und womit anzufangen ist.
Im System
Das System kann liefern. Die Hebel liegen in Konfiguration, Datenpflege und der Art, wie im Alltag damit gearbeitet wird.
Im Prozess davor
Nicht das System ist das Problem, sondern der Ablauf und die Zuständigkeiten davor. Dort setze ich an, bevor irgendetwas im System geändert wird.
Und wenn sich zeigt, dass die Grenzen Ihres Systems erreicht sind, sage ich das — dann ist eine Neuauswahl der ehrlichere Weg als weitere Optimierung.
Ablauf
Von der Bestandsaufnahme
zur Umsetzung.
Ein klar begrenzter Auftrag mit einem eigenständig nutzbaren Ergebnis. Ob Sie danach umsetzen, entscheiden Sie.
Projektauftakt und Zielklärung
Bestandsaufnahme und Gespräche
Auswertung und Priorisierung
Empfehlung und nächste Schritte
Umsetzung
Optional nach der Bestandsaufnahme
Was Sie erhalten
Sie wissen, wo Sie zuerst ansetzen.
Am Ende steht kein abstraktes Gutachten, sondern eine greifbare Grundlage für Ihre nächsten Entscheidungen.
- Priorisierte Ansatzpunkte: schnell wirksame Verbesserungen und strukturelle Hebel
- Belege aus Ihrem Systembestand: wo tatsächlich gearbeitet wird und wo daran vorbei
- Ehrliche Bewertung, was Ihr System leisten kann – und was nicht
- Konkrete nächste Schritte für Prozess, Konfiguration und Nutzung
- Dokumentierte Ergebnisse für interne Abstimmungen
Bedingungen
Was der Auftrag umfasst.
- Typisches Potenzial
- Häufig werden bereits in der Bestandsaufnahme Anpassungen sichtbar, die sich in der Konfiguration oder in einzelnen Abläufen mit überschaubarem Aufwand umsetzen lassen – noch bevor größere Entscheidungen anstehen.
- Unabhängigkeit
- Ich empfehle, was Ihrem Recruiting nützt – nicht, was zusätzliche Lizenzen oder ein neues Projekt bringt. Wenn Ihr bestehendes System reicht, sage ich das.
- Recht und Mitbestimmung
- Ich ordne ein, was Recht und Mitbestimmung an Ihre Prozesse und an Ihr System stellen, und arbeite dabei mit Ihren Fachstellen zusammen. Rechtsberatung leiste ich nicht.
- Zugriff und Datenschutz
- Für die Bestandsaufnahme brauche ich weder einen eigenen Systemzugang noch personenbezogene Bewerberdaten. Die Auswertungen zur Systemnutzung legen wir vorher gemeinsam fest — mit Datenschutz und Betriebsrat, weil sie die tägliche Arbeit abbilden. Ausgewertet wird zusammengefasst; einzelne Mitarbeitende bewerte ich nicht. Sobald in meinem Auftrag personenbezogene Daten verarbeitet werden oder ich einen Zugang bekomme, schließen wir vorher einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
- Ergebnis & nächster Schritt
- Sie erhalten priorisierte Ansatzpunkte und eine begründete Empfehlung, womit anzufangen ist. Die Umsetzung übernehme ich auf Wunsch in einem zweiten Schritt. Ob ich Anpassungen selbst im System vornehme oder Abläufe und Konfiguration entwerfe und Ihre IT oder Ihr Anbieter sie umsetzt, entscheiden Sie.
Rahmen
Bestandsaufnahme. Dann Umsetzung.
Sie starten mit der Bestandsaufnahme zum Festpreis. Ihr Ergebnis ist eigenständig nutzbar. Auf Wunsch setze ich die identifizierten Verbesserungen anschließend gemeinsam mit Ihrem Team um.
Bestandsaufnahme
FestpreisIch betrachte Prozess, Konfiguration, Daten, Verantwortlichkeiten und tatsächliche Nutzung im Zusammenhang — mit Belegen aus Ihrem Systembestand statt allein aus Gesprächen. Sie erhalten priorisierte Ansatzpunkte und eine begründete Empfehlung, womit anzufangen ist.
- Gespräche mit den regelmäßigen Nutzer:innen und Verantwortlichen
- Auswertung Ihres Systembestands: Nutzung, Datenqualität und Konfiguration
- Prüfung von Löschfristen, Berechtigungen, freigeschalteten KI-Funktionen und Betriebsrat-Einbindung
- Gemeinsame Ergebnisbesprechung und Priorisierung
Ich setze die identifizierten Verbesserungen gemeinsam mit Ihrem Team um – operativ, nicht nur konzeptionell.
- Prozesse anpassen und Verantwortlichkeiten klären
- Konfiguration verbessern und Daten in Ordnung bringen
- Nutzung im Alltag stärken
- Datenschutz und Mitbestimmung im laufenden Betrieb absichern
- Anpassungen im System selbst vornehmen — oder entwerfen und mit Ihrer IT bzw. Ihrem Anbieter umsetzen. Sie entscheiden
Wenn Automatisierung an einer Stelle wirklich Arbeit spart, sage ich das — und richte sie auf Wunsch mit ein, samt dem, was sie an Datenschutz und Mitbestimmung nach sich zieht.
Umfang und Festpreis werden nach der Bestandsaufnahme vereinbart.
Leistungsumfang, Ergebnis und Festpreis stehen vor dem Start verbindlich fest — und ändern sich danach nicht, auch wenn der vereinbarte Umfang mehr Aufwand macht als gedacht. Die Bestandsaufnahme ist eigenständig nutzbar; Umfang und Festpreis der Umsetzung werden danach separat vereinbart. Wenn Sie die Umsetzung beauftragen, wird der Preis der Bestandsaufnahme vollständig darauf angerechnet.